Privacy beleid van de Stichting Zeillogger Balder

(N.B.: De wetgever stelt het voeren van een privacy beleid verplicht).
De Stichting Zeillogger Balder (verder te noemen als SZB) te Vlaardingen functioneert o.a. op basis van een samenwerking met vrijwilligers, sponsors en donateurs. Zonder jou, kan de SZB niet bestaan. Deze samenwerking strekt zich dan ook uit tot de wijze waarop wij omgaan met elkaar en met elkaars persoonsgegevens. De SZB maakt er daarom werk van als het gaat om de privacy van haar vrijwilligers, sponsors en donateurs.

Het hierna beschreven Privacy beleid is voor de SZB-organisatie de manier om je te vertellen welke informatie we verzamelen, op welke manier we als geheel de informatie gebruiken en beveiligen, dus b.v. aan wie we die doorgeven en op welke manier jezelf toegang hebt tot de informatie en hoe je deze dus eventueel kunt veranderen of laten verwijderen. Om de redenen als hierboven aangegeven vind je hieronder enkele redenen met uitleg waarom we informatie van je vragen en op welke manier we deze informatie van je verkrijgen en gebruiken. Waar we in dit Privacy beleid verwijzen naar ‘persoonsgegevens’, bedoelen we de informatie die jij aan ons verstrekt over jezelf, als aangegeven in één der volgende paragrafen. We mogen en kunnen deze gegevens ook gebruiken om je eventueel onder voorwaarden aanbiedingen te doen (zie verder) en om je te informeren over de SZB.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij; waarom en waarvoor?

Wanneer je donateur, sponsor of vrijwilliger wordt leggen we een aantal gegevens van je vast, zoals je naam, geboortedatum, (verblijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer(s) en je banknaam- en nummer. Deze informatie is o.a. nodig om je te informeren over de SZB in het algemeen en/of het sturen van persoonlijke informatie, dus (semi)zakelijk of privé. Hiervoor heb je natuurlijk altijd de mogelijkheid om je af te melden voor één of beide als je deze niet wenst te ontvangen. Bij een intakegesprek of bij het tekenen van een vrijwilligersovereenkomst vragen wij in principe alleen naar de basis persoonsgegevens. We vragen ook om je telefoonnummer(s) en e-mailadres, want deze gegevens hebben we nodig om direct contact met je te kunnen opnemen. Ze worden dan ook alleen daarvoor gebruikt. Op sommige momenten kan gevraagd worden je gegevens ook verder te gebruiken. Bijvoorbeeld als het Gemeentelijke Servicepunt Vrijwilligers je een aanbieding wil doen. Echter, wil je dit niet, dan kun je dit van tevoren aan de Stichting Zeillogger Balder kenbaar maken via de vrijwilligersadministratie.

Donateur/Sponsor/Vrijwilliger

Als je betrokken bent bij de SZB vragen wij om je persoonsgegevens, zoals naam en voornaam, geboortedatum, verblijfsadres, e-mailadres, telefoonnummer(s) en banknummer in te vullen. Alle gegevens zullen worden opgeslagen in een digitale database. Deze gegevens worden gebruikt om je te informeren over zaken aangaande de SZB.

Verstrekking gegevens aan derden

In sommige van deze gevallen moeten we je gegevens kunnen delen met derden. Waar mogelijk zullen we jou bij het afnemen van diensten buiten de Stichting Zeillogger Balder informeren. We beperken de gegevens die we delen met derden tot alleen de doeleinden waarvoor de ander ze nodig heeft. Ze worden streng gecontroleerd door de privacy wet om er zeker van te zijn dat je privacy beschermd blijft. Deze partijen mogen nooit zelfstandig jouw gegevens gebruiken of doorgeven. Met externe partijen die bestanden met de persoonsgegevens verwerken van de SZB, maken wij afspraken die in een overeenkomst worden vastgelegd (art. 28 AVG).

Ook kunnen en zullen we natuurlijk je gegevens discreet doorgeven als we daartoe verplicht worden door bepaalde wet- en regelgeving en/of rechtspraak. Gegevens kunnen ten slotte worden doorgegeven binnen de SZB [beperking tot bestuur en/of de vrijwilligers met speciale taken en bevoegdheden, maar we treffen altijd voldoende administratieve, technische en fysieke veiligheidsmaatregelen om de gegevens te beschermen tegen openbaarmaking, wijziging en vernietiging.

Vragen en gegevens raadplegen en bijwerken:

Wanneer je je informatie deelt met de SZB heb je altijd toegang tot deze informatie. Je gegevens kunt je altijd updaten, veranderen of verwijderen door te bellen, schrijven of mailen naar de SZB. Als de relatie met de SZB (wederzijds) beëindigd wordt/is dan hanteren wij de reeds opgeslagen gegevens nog een redelijke periode.

Beveiliging

Er zeker van zijn dat jouw persoonsgegevens beveiligd zijn, is heel belangrijk voor de SZB. De SZB neemt daarom passende, zowel technische- als organisatorische, maatregelen om jouw (persoons)gegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Het hierboven beschreven privacy beleid van de SZB kan en zal op enig noodzakelijk moment worden aangepast. We raden je dan ook aan het privacy beleid regelmatig te bekijken op onze website www.zeilloggerbalder.com en ook zelf navenant te handelen binnen de aangegeven grenzen.

Datalekken

Misbruik melden: Wanneer iemand een vermoeden heeft dat er misbruik wordt gemaakt van persoonsgegevens binnen de SZB, dient dit gemeld te worden bij de SZB zodat er waar nodig maatregelen getroffen kunnen worden.

Maatregelen Misbruik van gegevens zal – afhankelijk van de ernst – aanleiding geven tot een van de volgende maatregelen: waarschuwing, ontzeggen toegang tot gegevens, beëindigen functie of taak en eventueel zelfs einde als vrijwilliger.

De beheerder(s) van de diverse gegevens is verplicht om zijn pc-virus vrij te houden en deze zo actueel mogelijk te houden, als er sprake is van een defender of virus aanval dan zal hij onverwijld de beveiligings vertegenwoordig daarvan in kennis stellen en gepaste maatregelen nemen.

Opslag in de Cloud is toegestaan, maar dan moet deze wel beveiligd zijn en het betreffende document ook met een wachtwoord ontsloten worden.

E-mailen

Het begrip bulkmail omvat e-mailberichten, SMS- en telemarketing. Alle vormen van bulkmail zijn doeltreffende middelen om doelgroepen binnen de SZB op een directe manier te bereiken. Het is dan ook niet vreemd dat hier zeer regelmatig gebruik van wordt gemaakt. Om vrijwilligers/donateurs/sponsoren te beschermen tegen grote hoeveelheden zendingen vanuit verschillende projecten, activiteiten en organisatieonderdelen, die ook nog eens tegelijk kunnen komen, is het streven binnen de SZB om hier efficiënt en doelmatig mee om te gaan.

Een bulkzending bevat altijd de volgende informatie:

• Doelgroep waarin de ontvanger zich bevindt
• Afzender (onderdeel van de SZB). Als een e-mail een algemeen of groepsbelang dient dan mogen de email adressen niet openbaar zijn, en moeten deze in de kolom BCC geadresseerd zijn. Persoonlijk geadresseerde mail mogen via de Aan of CC geadresseerd worden.
• Afmeldmogelijkheid u kunt zich ten alle tijden afmelden voor bulkmail.

Berichten met minder dan 10 unieke ontvangers zijn géén bulkmail. Daarnaast zijn systeemberichten en functionele e-mails (berichtgeving die essentieel is aan het vrijwilligers schap uitgesloten van het mailprotocol.

Disclaimer SZB website, social media

De inhoud van www.stichtingzeilloggerbalder.com is met de grootste zorg samengesteld. Hoewel SZB tracht juiste, volledige en actuele informatie uit betrouwbaar geachte bronnen aan te bieden, verstrekt SZB noch impliciet enige garantie dat de op of via deze internetsite aangeboden informatie juist, volledig of actueel is. Beslissingen op basis van deze informatie zijn voor jouw eigen rekening en risico. SZB garandeert niet dat deze internetsite foutloos of ononderbroken zal functioneren.

Addendum

1. Binnen de SZB heeft het bestuur en de vrijwilligersadministrateur inzage in de persoonsgegevens.
2. De functionaris voor de gegevensbescherming binnen de SZB is de bestuurder welke verantwoordelijk is voor de vrijwilligers.
3. Zodra wij gegevens verstrekken aan derden voordoet maken en leggen wij afspraken vast met externe partijen die de persoonsgegevens verwerken, en sturen wij deze een verwerkersovereenkomst. Ook is daarin opgenomen dat zij eenmalig de persoonsgegevens gebruiken en staat daarin dat de bestanden na gebruik vernietigd worden.
4. Als er zich op enigerlei wijze onregelmatigheden zoals datalekken etc. heeft voorgedaan dan zijn wij verplicht u en de daar voor bevoegde instantie op de hoogte te stellen. Procedure volgt: https://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl